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跨部门沟通,如何说服别人跟我一起干?

发布时间:20-03-24

文章总结了影响跨部门沟通的5大因素以及相应的方法,希望能够给你带来启发。

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作为资源部门,跨团队沟通既是非常高频且重要的场景,也是使得项目在日常工作中可以执行落地的关键因素。正值新旧年交替之际,为大家奉献「双旦特辑」第一弹——跨部门沟通。

在日常工作中,大家是否都会遇到一些事情或者一些项目的推进,需要其他人甚Е至是其他部门人一起协作帮助。

有些比较“亲切”的同︹︺︻事,会很认真听,边听边赞同你的想法真棒,让θ你感觉似乎你已经接近了成功,但是后续你向他要产出,他跟你说没时间,没做。此时你┍充满了无奈又全都是无可奈♯♮何。或者有些不太好沟通的同事,直接对你的消息已读不回,∷你又无可奈何。

举个真实的案例:

小B是酷公司某产品的推广负责人,对该产品的流量和转化负责。小A是一位设计师,发现了该产品的使用体验很不好,但是又是一个很重要的产品。他预判,从该产品入手做一些优化改版是一件杠杆很大的事情。

小A自己搜集了一些资料,做了一个初步了解Υ,然后给出了一个初步解决╪方案,就约了小B沟通。过程中,小B很支持,并且对小A表示感谢,双方也对未来一些产出内容和产出时间节点达成意见一致。

N天后,小A在企信上问小B做的咋样了,明天就到时间了,约个地方碰一下吧。小B说☑最Ⅴ近比较忙,都没开始做。小A很无奈,但是又无可奈何,该项目最后不了了之。

小A是一个好设计师,工作之余主动发现问题,并且主动尝试去∑落地解决问题,但是为什么最后没成功?小B做错了吗?他可能真的一直在忙自己原本规划的事情,真的没有时间跟你一起去做这次改版。那么,◤到底问题在哪儿呢?

本次课题以跨部门沟通为主,侧重“如何说服别人跟我一起干”这一方向,通过体系化的学习和分析,识别职场中频繁发生这一现状的本质原因,以及有什么手段,能够在今后的工作过程中尽量避免这一现象的发生。

本质

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沟通的本质是“双赢”。

当你开始一场跨部门沟通协作的时候,先想想自己能够给同事带来什么,就算是别人的本职工作,你也应该多考虑自己能够做点儿︶︷︸什么来触动对方。有时候,我们没有办法去要求同事完全按╨照我们的想法去做事,我们却可以通过沟通,让同事心甘情愿帮我们去做事,而“双赢”就是最厉害的武器。

跨部门沟通协作障碍

要实现双赢,跨部门沟通协作涉及的因素有很多很多,比Ⅶ如权力、利益、责任、目标等。而且,在职场上,*凡是牵扯承担责任、或者互相之间有利益冲突的时۩候,每个人都会本能的想:这事对我有好处吗?︱︳我值得投入做吗?会不会要我背锅了?

影响跨部门沟通的5大因素:

目标不一致,无法说服对方与你一起干; 利益不一致,对方没有动力与你一起干; 责任不明╯╰确,可能出ρ现甩锅现象; 流程即合作过程的方式,没有共同确立一个好的合作方式,有可能花了时间效果不佳; 找错干系人,可能会让你推动项目时无法得到最有力的资源;

这五大障碍中的任何一项没有处理好,都可|能导致沟通失败。只◄有在沟☆通前做了充足准备,对这些影响因素都有了规划和解法时,才可以找别人进行沟通。

方法

基于上面总结的5大影响跨部门沟通的因〨素,我重新梳理了各因素之间的关联关系,总结了自己的方法,希望能体系化的将“跨部门沟通-如何说服别人跟我一起干”形成一个可复用的方法模型。

(1)提前思考好我们推进该项目想要最后达成的目标是什么;

(2)提前识别干系Л―人是谁。干系人通常是指项目组内部成员,也包含公司内部的领导或者其他项目内部成员;

如图所示,权利/利益矩阵是根据干系人权力的大小,以及利益对其分类。这个矩阵指明了项目需要建立的与各۩干系人之间的关系种类。

首先关注处于B区的干系人,他们对项目有很高的权力,也很关注项目的结果,З我们应该“重点管理、及时报告”,让B区干系人满意。其余的ACD则是按图示的方法去管理。

(3)要让合作方认可我们的目标,并且愿意跟我Ъ一起干,我们得分析合作的共同利益在哪◎儿,用利益捆绑责任,用角色划┓分流程;

了解对方OKR,找准对♀方想要什么,建立共同利益诉求点,把我认为重要的,也让对方认为重要,这一步至关重要。

在双方都认可,有真实合作意愿后,共同分析合作过程中是否有阻碍因素,资源有哪些,各方负责的职能范围是什么,用利益去捆绑各自的责任,并且在节奏规划,关键节点的内容产出都达成共识,建立合作流程的意见一致。

(4)过程中注重额外的情感沟通及心怀感恩之心;

除了正常的工作合作交流,也可以尽可能创造其他非正式交流的机会,建立更信任的合作关系,比如一起约个饭,一起喝个下午茶。

并且怀有一颗感恩的心。无论对方是否是份内的工作,ψ无论对方动机是什么,他给了我帮助,我们就要认下这份人情,并且在适当的时机下进行回馈。

我的实践

项目:MUYA复杂组件的落地推进;

目标:创建MUYA复杂组件↗库,通过复杂组件的利用,提高设计▎▏和研发效率,统≤一产品规范;

干系人:

小A:MUYA组件库项目负责人; 小BΠ:业务线前端负责人;

沟通过程:

分别了解小A和小B的OKR。小A是MUYA组件负责人,除了基础组件外ω,他还负责组件落地到业务中,即我发起复杂组件项目能与他的OKR绑定。小B的OKR有对研发效率提升的目标,即业务组件项目与他的目标不谋而合。 既然已|︴()〔〕经识别了他们俩是我推进项目的主要干系人,并且该项目与协κ助他们完成OKR起到了正向帮助。我分别与他们先进行了线下沟通,用当前存在的问题λ以及我提供的解法向他们表明我的计划和目的。用该项目能带来的价值和收益说服他们,分析能带给他们各自的价值点,用“双赢”将我们捆绑在一ミ起,分别确立我们就░是研发和设计的负责人。 召开复杂组件项目kickoff会议,叫上所有干系人。确认了一期要做的所有内容,各自的职责,对应的节奏*和时间节点。

结果和进展:

复杂通用组件和业务组件都分别进入了两个前端组各自的SP,稳步迭代中,计划2月完成一期所有复杂组件内容的开发。

复盘:

项目干系人管理中,没有很好的识别各类干系人。比如我只找到了C类干系人,却忽视了B类这一最重要的干系人。所以在项目初期,小B遇到困难存在情绪时,我有点推进受阻,一时不知该怎么办。 我的mgr也是我推进项目的一个重要资源。她帮我识别了最重要的B类干系人应该是两个前端组的大boss,mgr帮助我与该boss进行了沟通,让我的项目能够得以继续顺利进行。 在情感沟通层面我也做的一般,§没有找到其他非正式途径去深入沟通,这块可以做的更好。

结语

跨部门沟通是一门很深很难的学问,需要我们有更多的实践和经验总结。用我归纳的【跨部门沟通法】也许可以帮助初期的小伙伴进行简单的跨组沟通协作,了解一些基本的方式方法和注意事项。

 

作者:莫提 ;公众号:酷家乐用户体验设计,欢迎关注,交流探讨!

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